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东软校教发〔2016〕23号-关于修订《系部(学院)教学档案管理细则》的通知

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附件1:教学系部(学院)教学档案管理细则(修订) .docx


系部档案室建设及试卷相关资料存档工作管理办法

(试行)

教务部 考务及成绩管理科

2016年4月27日

为了做好系部档案室建设及试卷相关资料的管理工作,保证涉密资料安全、有序保管与存放,根据上级部门有关规定,结合我校实际情况制定本办法。

1 内容

1.1 档案室需要是单独封闭房间或空间,配备门锁,指派专人进行管理及掌管钥匙。

1.2 档案室由学校统一安装监控设备24小时监控并录像,录制内容保存30天;同时需要做好防盗防火防潮及防鼠患工作。

1.3 试卷相关资料存入档案室或从档案室提取,需要双方当面履行交接签字手续,签字表参见附表1。

1.4 试卷相关资料在档案室需要上架有序管理,一般按【学年度学期考试轮次(结课考试、补考等)专业教育管理团队(课程隶属团队)课程】进行归档整理;具体上架及摆放要求,系部可以根据自身特点自行变更。

1.5 考试及成绩录入工作结束后试卷相关资料要及时整理并存入档案室试卷存档期限为五年(从考试实施时间算起);对超过期限的试卷指派专人进行销毁(切碎或撕毁),严格杜绝整张试卷流出。

1.6 禁止在档案室内拍照及摄像,禁止未经允许私带资料外出。

1.7 档案室严禁无关人员出入;非档案室负责人进出档案室需要进行登记,登记表参见附表2。

1.8 档案室或存档资料出现异常情况,需要第一时间上报系部领导及教务部,并做好应急处理。

1.9 凡未按照管理制度执行造成事故的,按照相关规定追究有关人员责任。

2 附表

2.1 档案室试卷出入库签字表

2.2 档案室人员出入登记表